Viimase kümne aasta jooksul on avatud ruumide domineerimine tänapäevastes kontorites üha enam väljendunud, tõrjudes muud tüüpi kosmosekorraldus. Ehkki avatud ruum parandab töötajate suhtlemist ja vähendab kinnisvarakulusid, raskendab see ka tööle keskendumist ja keskendumist, mis mõjutab negatiivselt tootlikkust ja võib lõpuks üles kaaluda selle eelised.
Muidugi peaks praktiliselt igas kontoris olema avatud suhtluspiirkonnad, mis suurendavad töötajate suhtlemise sagedust ja tõhusust ning suurendavad innovatsiooni tõenäosust. Sellised alad tekitavad aga avatud ruumides visuaalset ja mürainterferentsi, mis segavad keskendumist ning keskendumist nõudev töö on sama oluline kui meeskonnatöö. Seetõttu tasub välja mõelda, mis keskendumist täpselt mõjutab, kuidas saaksite selle kaotamisest hoiduda ning ka seda, kuidas ühendada avatud alad ja keskendunud töö alad asjatundlikult.
Kõik teavad mürast ja kontsentratsiooni vähenemisest vabas ruumis, kuid kahjuks on vähesed selle teemaga tõsiselt seotud. Võib-olla seetõttu, et heli pole näha, alahindame selle olulisust. Näiteks kui kontoris ilmnes leke, ehkki mitte eriti tõsine, asusid vastutavad töötajad seda kohe parandama. Heli “lekked” võivad kontoritööle sama kahjulikud olla, kuid millegipärast ignoreerime seda probleemi erinevalt märjast vaibast.
Haworthi uurimiskeskuse andmetel kaotavad töötajad kontori segajate tõttu keskmiselt 28% tööajast. Seetõttu peavad nad alustama oma tööpäeva varakult või jääma hiljaks, et täita kõiki vaikust ja keskendumist nõudvaid ülesandeid. See probleem pole kaugeltki uus. Kontoritöötajad vajavad sageli taandumiseks ja keskendumiseks kohti ning kahjuks arvestatakse seda tegurit kõige vähem avatud tööruumides. Uuringu statistika kohaselt on enam kui pooled töötajatest arvamusel, et nende kontoris on raske keskenduda, mistõttu nad raiskavad palju aega.
Lisaks visuaalsele segadusele ja mürareostusele, millega töötajad peavad avatud planeeringuga kontorites kokku puutuma, pommitatakse neid häirivate teguritega nagu meilid, sumisevad nutitelefonid ja hüpikaknad. Liigne teave pidevast mobiilsest ja Interneti-suhtlusest "halvab" neid, jättes vähem aega oma tööle keskendumiseks ja mittestandardseks probleemide lahendamiseks. Inimese aju töötab samamoodi nagu tuhat aastat tagasi, kuid nüüd on meil kõik need tehnoloogiad olemas ja meie bioloogia pole nende arenguga sammu pidanud. Inimkapitali turul muutus info üleküllus kiiresti peamiseks negatiivseks trendiks.
Kontsentratsiooni kaotus
Ühe ülesande kallal töötades saab inimene keskenduda nii, et tajub ainult kõike muud, mida peab oluliseks, eirates kõike muud. See on inimaju hämmastav võime. Kui aga tekivad mitmed segajad, nihkub tähelepanu sageli antud ülesandelt vähemolulisele.
Oluline on märkida, et segavaid tegureid saab jagada kahte tüüpi: sisemiseks ja väliseks. Ja uuringu kohaselt kulub töötajatel ümber keskenduda ja tööle naasmiseks keskmiselt 23 minutit väliste häirete tõttu katkestada. Huvitaval kombel keskenduvad nad seda tehes vähemalt kahele teisele ülesandele, enne kui naasevad selle juurde, mida nad varem tegid.
Sisemised tegurid on reeglina isiklikud mõtted või kogemused, mis pole otseselt seotud tööga, näiteks see, mida süüa lõunaks või mis on õhtuks alles. Tööle naasmine sisemiste tegurite poolt hajutatud, nagu selgus, on mõnevõrra keerulisem ja see võtab umbes 30–35 minutit. Seega kulutame üsna palju tunnetuslikke jõupingutusi enda häirivate mõtete kontrollimiseks. Seetõttu on nii oluline välistegurite mõju minimeerida - lõppude lõpuks on välisteguritega tegelemiseks vaja rohkem pingutusi, seda sagedamini hajutatakse inimese tähelepanu ja raisatakse rohkem aega.
Mida rohkem multitegumtöötlust, seda väiksem on efektiivsus
Inimaju ei ole võimeline töötlema teavet samamoodi kui arvuti, mis suudab korraga läbi viia mitu protsessi. Inimesed kipuvad olema rohkem tegevuste jadas. Kui proovime täita kahte või enamat ülesannet, tunneme sageli, et teeme seda korraga. Tegelikkuses läheme tööülesannete vahel vahetades palju aega raisku ja mida kauem need täidetakse, seda rohkem kaotame keskendumisvõime ja seda rohkem vigu. Paljud nimetavad multitegumtöötlemist isegi kui teist tähelepanu hajutamise vormi, kuna mitmed ülesanded kipuvad nende vahel tähelepanu hajutama.
Näiteks on meie ülesanne täita ühest veepudelist mitu klaasi. Me ei saa neid korraga täita, seega täidame need kas ükshaaval või vähehaaval, naastes ikka ja jälle tühjade prillide juurde. Esimesel juhul saame ilmselgelt kiiremini ja tõhusamalt hakkama, teisel juhul võtab see protsess kauem aega, samal ajal kui saame klaasidest rohkem vett valada. Ja mida rohkem klaase, seda kauem see protsess aega võtab ja seda rohkem vett mööda voolame.
Tehnoloogia võib multitegumtöötlemisel olla eriti keeruline, sest kõigi häirivate tegurite korral oleme valmis ennast häirimiseks valmistama ja enamik inimesi lihtsalt ei tule multitegumtöötlusega hästi toime. Seega, keskendudes ühele tegevusele, töötame produktiivsemalt. Eriti "voolu" olekus.
Minge voogu
Vool on psühholoogia mõiste, mille töötas 1970. aastatel välja ungari psühholoog Mihai Csikszentmihalyi. See termin tähistab vaimset seisundit, kus inimene on täielikult seotud teatud tegevusega, motiveeritud, täis energiat ja kaotab sageli ajataju. Nii töötab ta mitte ainult produktiivsemalt, vaid ka loovamalt.
Välised segajad võivad häirida keskendumist, kuid neil on "voolu" olekus vähe või üldse mitte. Näiteks võib kontoris muusikat tajuda häirivana ja teine peaaegu märkamatuna, ehkki mõlemad on keskendunud samale ülesandele. See võib tähendada, et teine on juba jõudnud "voolu" olekusse, teine aga ainult üritab seda teha, kuid välised tegurid segavad seda.
Teisest küljest ei pea välised stiimulid olema häirivad tegurid, vaid vastupidi, need võivad olla töö tegemiseks kasulikud. Mõnikord on vaja mõista ja hinnata välist olukorda ja keskkonda. Selline olukorrateadlikkus võib olla kasulik teatud tegevuste jaoks. Näiteks sõidu ajal on inimene keskendunud, samal ajal kui ta peab hindama erinevaid olukorraga seotud tegureid: teed, valgusfoore, teisi liiklejaid.
Produktiivne kontoritöö nõuab nii olukorrateadlikkust kui ka sisenemist „voolavasse” olekusse. Kahjuks on võimatu olla korraga mõlemas osariigis, seetõttu peavad töötajad, võttes arvesse praeguseid ülesandeid, olusid ning sisemisi ja väliseid tegureid, nende vahel vahetama. Ja kontoriruum peaks toetama tööd igas nimetatud osariigis.
Kontsentratsiooni tööruumi kujundus
Hajameelsus ei kao kuhugi, kuid kontoripinnad peaksid pigem keskenduma tööle kui looma uusi tõkkeid voolava seisundi saavutamiseks.
Töötajate töövajadused muutuvad kogu päeva jooksul sõltuvalt ülesandest. Näiteks peate kõigepealt sorteerima oma kirjad, tegema mitu kõnet, seejärel valmistuma ette koosolekuks, arutama kolleegidega ülesandeid ja seejärel koostama kommertspakkumise. Ainult integreeritud lähenemisviisiga disainile saate luua ruumi, mis sobib kõigi loetletud tegevuste jaoks.
See terviklik lähenemine kontoripindade korraldamisel hõlmab viit põhimõtet: mitmekesisus, valik, kontroll, tunnustamine ja täiendamine.
Mitmekesisus. Ärge valige avatud ja privaatsete alade vahel, peate pakkuma töötajatele mõlemat ja andma neile ka võimaluse valida iga ülesande jaoks sobiv ruum. Keskendumist nõudvat tööd saab teha igas piirkonnas: kellelgi on avatud ruumis mugavam kontorimürina saatel, samas kui keegi vajab täielikku vaikust eraldatud kohas. Peamine on see, et kontoris esitletakse mõlemat tüüpi ruume.
Valik. Usaldage oma töötajaid valima, kus, kuidas ja millal nad oma tööd teevad. Ja nad saavad ise leida tingimused, milles nad on kõige produktiivsemad.
Juhtimine. Andke töötajatele kontroll oma töökoha üle. Kui otsustate kõik nende eest, siis on suur tõenäosus, et eksite nende eelistustega. Näiteks, otsustades kõrvaldada töötajate vahelised mürahäired ja isoleerida nad üldkasutatavatest ruumidest, võivad ettevõtted oluliselt halvendada kolleegide suhtlust. Selle asemel andke töötajatele võimalus reguleerida oma töökoha privaatsust, kolleegidega suhtlemise sagedust, aga ka tarvikute komplekti, valguse taset, temperatuuri jne. Juba tõdemus, et nad saavad oma tööruumi juhtida, võib kompenseerida mõningaid häirivate tegurite negatiivseid mõjusid.
Tunnustamine. Punktist A punkti B, seejärel punkti C jõudmine peaks olema lihtne. Selged ja lihtsad paigutused võimaldavad inimestel kiiresti ruumis liikuda ning vältida ebamugavaid olukordi ja aja raiskamist. Tõeliselt arusaadav paigutus võimaldab töötajal mõtteliselt ette kujutada kontori kaarti, leida sealt kolleege ja mõista intuitiivselt iga tsooni eesmärki. Funktsionaalsete alade selgelt piiritlemisel ei koormata töötajate kognitiivseid protsesse tarbetute mõtetega ja nad on kohe valmis suunama oma energiat ülesannete täitmisele, selle asemel et proovida ruumis navigeerida.
Jõudude täiendamine. Andke töötajatele aega ja ruumi puhkepausideks. Kui keskendume pikaks ajaks tööle, kulub palju energiat ja keha väsib kiiremini. Meie aju teeb tõeliselt hämmastavaid asju, võimaldades meil pikaks ajaks millelegi keskenduda, tähelepanu pööramata tähelepanu pööramata. Seetõttu on pärast sellist tegevust "laadimine" lihtsalt vajalik. Üks võimalus oma energiat laadida on nautida aknast avanevat vaadet, tehes samal ajal töölt väikese pausi ja selle peaks pakkuma iga ettevõte. Samuti võite kogu päeva jooksul teha väikseid pause, et haarata suupisteid või vestelda kolleegidega mitteametlikes piirkondades. Üks või kaks pikemat pausi, näiteks jõusaalis käimine või kontorist väljas kõndimine, võivad anda pikema tööseansi jaoks vajaliku energialaengu. Oluline on pakkuda töötajatele neid võimalusi, et neil oleks alati pingeline keskendunud töö.
Kontsentratsiooni probleem Venemaa kontorites
Haworthi äriinterjööri direktor Denis Tšernitškin esitas selle uuringu kohta oma kommentaarid ja korreleeris need Venemaa tegelikkusega.
"Venemaa avatud ruumides kontsentratsiooniga seotud probleem ei ole vähem pakiline kui läänes. Ma isegi ütleksin, et küsimus on veelgi teravam. Fakt on see, et näiteks Ameerika ettevõtted liiguvad enamjaolt üsna hoolikalt avatud ruumi ja kasutavad seda ainult konkreetsete jaotuste või tsoonide jaoks. Venemaa kontorites on see üleminek muutunud teravamaks ja sirgjoonelisemaks, arvestamata töötajate tegevuse eripära ja nende tööstiile. Veelgi enam, paljudes monotoonsete "pinkide" ridades pole praktiliselt mingeid piiritlusi ega akustilisi tõkkeid. Miks müra ja muud segajad jõuavad kriitilisele tasemele. Seda kinnitavad meie uuringud Ideationi kohta Venemaa kontorites, mille tulemusel saame pidevalt kinnitust, et peaaegu igas ettevõttes on töötajate peamine kaebus privaatsuse puudumine ja võimetus keskenduda.
Et töötajad saaksid keskenduda oma ülesannetele, peaks tööruum pakkuma selgelt määratletud valdkonnad meeskonna, individuaalse ja keskendunud töö jaoks. Need tsoonid ei peaks konkureerima, vaid üksteist täiendama. Selle või teise ruumi suurem mitmekesisus ja kättesaadavus võimaldab töötajatel kasutada praeguse ülesande jaoks kõige sobivamat keskkonda ja võimaldab neil naabreid häirimata jätta, samuti leevendab avatud ruumi ridade kordamise igavat üksluisust, parandades akustilist mugavust.
Ja muidugi on äärmiselt oluline koolitada töötajaid õige ruumi kasutamise osas. Inimesi tuleb muutuste protsessi kaasata juba algusest peale, kuna kolleegidega suhtlemisel saadud ideede elluviimine on palju lihtsam, mitte teiste pealesurumine. Ettevõtted peavad tugevdama uut käitumist hästi sõnastatud muutuste strateegia, suhtlemise ja koolituse kaudu. Sel juhul ei saa nad töötajate vastupanu ja innovatsioonide efektiivsus on võimalikult kõrge. Põhineb Haworthi uuringul
